domingo, 16 de septiembre de 2012

SISTEMA DE INVENTARIO



SISTEMA DE INVENTARIOS
Sistema de inventarios es una estructura organizada mediante la cual se recogen las informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones, valiéndose de recursos como formularios, reportes, libros etc. y que presentados a la gerencia le permitirán a la misma tomar decisiones financieras.
Un sistema de inventarios no es más que normas, pautas, procedimientos etc. para controlar las operaciones y suministrar información financiera de una empresa, por medio de la organización, clasificación y cuantificación de las informaciones administrativas y financieras que se nos suministre.
Para que un sistema de inventarios  funcione eficientemente es preciso que su estructura-configuración cumpla con los objetivos trazados. Esta red de procedimientos debe estar tan íntimamente ligada que integre de tal manera el esquema Gral de la empresa que pueda ser posible realizar cualquier actividad importante de la misma.





LISTA DE CHEQUEO INVENTARIO DROGUERIA ALEJANDRA
APLICA
N/APLICA

Se han definido políticas de compras que
permitan mitigar riesgos del proceso, tales como:
Personal autorizado para ordenar una compra
Limites de compra Políticas para la selección de proveedores, evaluación de los Proveedores, formas de pago, plazos, etc.


   X


Por lo menos una vez al año se elabora un
presupuesto de compras y mensualmente se
le hace seguimiento a su cumplimiento, se
analizan las variaciones y se toman acciones


     X

Se cuenta con planes de contingencia ante
posibles fallas en el proceso de compras, ejemplo: incumplimiento de los proveedores, pérdida de datos, enfermedad de alguno de los funcionarios clave, caídas del internet, desastres, atentados terroristas, inundaciones, etc.


   X


El reconocimiento salarial está amarrado con el resultado de la evaluación de desempeño (Ej. Cumplimiento de presupuesto)

   X


Se realiza una planeación de las compras de acuerdo con las necesidades de producción y/o venta
   X


Se definen los requisitos de los productos o servicios que se van a comprar
   X


Se cuenta con un proceso de selección de proveedores en donde se tienen en cuenta:
1) Que los productos del proveedor cumple con los requisitos de compra especificados
2) Capacidad demostrada del proveedor para realizar los suministros en el tiempo acordado y con la calidad requerida
3) Precios favorables para la compañía



   X




LISTA DE CHEQUEO INVENTARIO DROGUERIA ALEJANDRA
APLICA
N/APLICA

Con el proveedor seleccionado por lo menos se definen: plazos, especificaciones del producto, el precio de compra y las condiciones para devoluciones y descuentos

   X


Se establecen canales de comunicación que permitan transmitir de forma oportuna las inconformidades en la compra (material Defectuoso, entrega inoportuna, etc.)

   X


Los individuos que aprueban las compras no tienen acceso directo a los desembolsos de efectivo
   X


Las conciliaciones de cuentas por pagar e inventarios no las efectúan los individuos que procesan las transacciones originales

    X


La responsabilidad de supervisar el inventario físico debe estar separada de la función de administración del inventario


    X

La persona responsable de mantener la información del archivo maestro de proveedores
no es la misma que es responsable de registrar las cuentas por pagar, órdenes de compra, etc.
    
     X



LISTA DE CHEQUEO INVENTARIOS DROGUERIA ALEJANDRA
APLICA
N/APLICA

Se genera un informe de excepciones sobre las diferencias presentadas entre lo solicitado, lo recibido y lo facturado y se efectúa un seguimiento oportuno al respecto

   X


Por las devoluciones en compras se genera una
nota que es contabilizada de forma oportuna
   X


Mensualmente se concilia el módulo de cuentas por pagar con el libro mayor y se investigan y aclaran las partidas conciliatorias de forma oportuna
   X


Mensualmente se concilia el módulo de inventarios con el libro mayor y se investigan y aclaran las partidas conciliatorias de forma oportuna Periódicamente


      X

El inventario está sujeto a conteo permanente y las diferencias con el mayor general se concilian regularmente y se efectúan los Ajustes correspondientes.


      X

Solicitud de estados de cuenta a los proveedores de forma periódica por una persona que no tenga responsabilidad en el manejo del efectivo, en la preparación de los registros de compras ni en las cuentas por pagar


  X



CUADRO COMPARATIVO
DROGUERIA ALEJANDRA
ü  Inventario inicial.
ü  Compras.
ü  Devoluciones en compra.
ü  Gastos de compra.
ü  Ventas.
ü  Devoluciones en ventas.
ü  Mercancías en transito.
ü  Mercancías en consignación.
ü  Inventario final.


ü  En el servicio farmacéutico si se cuenta con un inventario inicial
ü  Se efectúan compras de acuerdo a la demanda
ü  Muy relativamente se hacen devoluciones en ventas
ü  No se dejan mercancías en consignación
ü  No se realiza inventario final



PROPUESTA DE MEJORAMIENTO
Se debe implementar un sistema de conteo periódico tanto físico como sistematizado ya que en este servicio farmacéutico no se aplica desde hace dos años no hay continuidad en los periodos a pesar de que se llevan registros de libros contables y demás actividades constatadas en la lista de chequeo. Aplicando el sistema de inventarios periódicos se podría ajustar a nuevas herramientas para la optimización del mismo.